POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Electro Line DH S.A.S., establece la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con la finalidad de garantizar a sus clientes, proveedores, empleados y cualquier otra persona que tenga relación, la adecuada recolección, uso, transferencia y tratamiento de los datos personales obtenidos por Electro Line DH S.A.S., en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales Ley 1581 de 2012  “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.

 A través de esta Política, Electro Line DH S.A.S.., indica los lineamientos generales para el uso adecuado y la protección de los datos personales de los titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, así como los procedimientos que se deben adelantar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información del titular.

Identificación del responsable de tratamiento de datos personales

Principios para el tratamiento de datos personales

Electro Line DH S.A.S.., aplicará los principios generales que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por el Electro Line DH S.A.S.., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual, debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Electro Line DH S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 Derechos de los titulares de los datos

Conforme a las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Derecho de Acceso:
  Este derecho comprende la facultad del Titular del dato frente a Electro Line DH S.A.S., en su condición de responsable del Este derecho se podrá ejercer, en obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
   
• Derecho de Actualización:
  Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
   
• Derecho de Rectificación:
  Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

• Derecho de Cancelación:
  Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

• Derecho a la Revocatoria del Consentimiento:
  El Titular de los datos personales tiene derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilitaba a Electro Line DH S.A.S., para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

• Derecho de Oposición:
  Este derecho comprende la facultad del Titular del dato personal de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal.
   
• Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones:
  El Titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Electro Line DH S.A.S.
  
• Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos:
  El Titular del dato personal tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en Electro Line DH S.A.S., previa solicitud.

Consentimiento informado para el tratamiento de datos

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de Electro Line DH S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de estos.

Por lo anterior, Electro Line DH S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos.

Medio y manifestación para otorgar la autorización del titular

La autorización de tratamiento de datos personales será puesto a disposición del titular de los datos a través del Formato GTH-DO-14 AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición el Electro Line DH S.A.S.

Revocatoria de la autorización

En todo momento, el titular de los datos podrá revocar la autorización, cancelar u oponerse al uso que ha otorgado para el tratamiento de sus datos personales, a fin de que Electro Line DH S.A.S., deje de hacer uso de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Finalidades del tratamiento de datos

Los datos personales que se recolecten en Electro Line DH S.A.S., serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Cumplir con el desarrollo de diversos procedimientos y actividades relacionados directamente con el objeto social de Electro Line DH S.A.S.
• Actividades de servicio al cliente y análisis de estudios de mercadeo.
• Evaluar la satisfacción de los clientes en relación a los servicios prestados.
• Realizar todo tipo de publicidad, promoción y actividad comercial relacionada con el objeto social de Electro Line DH S.A.S.
• Realizar trámites de facturación y recuperación de cartera de servicios prestados por Electro Line DH S.A.S.
• Ejecutar la relación contractual con nuestros clientes, proveedores y empleados.
• Actividades propias del área de Talento Humano y aquellas obligaciones que se deriven de la relación laboral, como son (selección y contratación de personal, trámites correspondientes ante el sistema de seguridad social, actividades de nómina, expedición de certificados laborales, certificación de competencias, etc).
• Presentar al cliente documentación legal de los empleados que valide la idoneidad del personal que realiza trabajos relacionadas con la actividad económica de la empresa.
• Dar respuesta a los requerimientos de entes de control.

Procedimiento para la atención de peticiones consultas y reclamos

Todas las solicitudes de peticiones, consultas y reclamos relacionadas con el trato de la información de datos personales deben radicarse a través de cualquiera de los siguientes medios:

Las CONSULTAS serán atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Los RECLAMOS deben ser formulados por escrito o por correo electrónico y deben como mínimo contener la siguiente información:

• Nombres y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Descripción de los hechos en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “RECLAMO EN TRÁMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de la política

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 1 de noviembre de 2022.

Electro Line DH S.A.S.., se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento, toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.